プライバシーポリシー

制定日: 2026年10月1日　改定日: 2026年10月10日　運営: 株式会社ワサビ

株式会社ワサビ（以下「当社」）は、当社とそのグループ会社が業務のために利用する社内システム「Office WASABI」（旧称 Money Dock By WASABI。以下「本サービス」）において取り扱う個人情報・業務情報について、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を守り、次のとおり取り扱います。本サービスは当社グループの役員・従業員・業務委託先・顧問（税理士・監査人など）が利用する業務用のシステムであり、一般の方向けに公開しているものではありません。

1. 取得する情報

利用者の情報	氏名、メールアドレス、所属会社・部署、役割（権限）、ログインの記録（日時・方法・IPアドレス）、2要素認証の設定。Googleアカウントでログインした場合は、Googleから受け取るメールアドレス・氏名・プロフィール画像のURL。
経理に関する情報	領収書・請求書・通帳などの画像とその読み取り結果（支払先・金額・日付・登録番号）、銀行・カードの明細、仕訳・残高、取引先の情報（名称・口座情報）、決算書。
勤怠・人事に関する情報	残業・休日出勤・有給の申請と承認、打刻（スマレジ・タイムカードから取り込んだ出退勤の時刻）、給与台帳から取り込んだ支給額・控除額、社員カルテ（雇用形態・入社日・連絡先・緊急連絡先・スキル・面談などの記録）、履歴書・職務経歴書、海外スタッフのパスポート・就労ビザ・在留カード・労働許可証の画像と番号・有効期限。
業務報告に関する情報	週次の業務報告（成果・課題・KPI・顧客状況など）、コメント。
備品の購入依頼	依頼内容、金額、承認の記録。
予定・会議に関する情報	本サービスに登録した予定、利用者がつないだ Google カレンダーの予定（日時・件名など）、会議の録画・文字起こし・Gemini のメモの場所と内容、日程調整の予約の内容。

2. 利用目的

• 経費精算・会計処理・請求と入金の管理、決算・税務申告の準備、電子帳簿保存法に基づく証憑の保存
• 勤怠管理、休暇の管理、給与計算の確認、人件費の把握、労務管理（在留資格などの期限管理を含む）
• 部署の業務報告と経営判断のための集計・表示
• 備品購入などの社内承認
• 予定の共有・空き状況の表示・日程調整、会議の記録の保存と表示
• 利用者の認証、権限の管理、不正アクセスの防止、操作の履歴の記録（監査）
• 利用者への通知（メール、Google Chat）

3. Google API から受け取る情報の扱い（Limited Use）

4. 読み取り・要約と AI の利用

• 写真・PDF の読み取り: 領収書・請求書・通帳・決算書などの画像や PDF は、Google Drive の文字認識（OCR）で文字にし、本サービスの規則で支払先・金額・日付などを取り出します。
• 会議の要約: Google Meet の録画・文字起こしと、Google の Gemini が会議中に作るメモ（Meet の「Gemini でメモを取る」を使った場合）を表示します。
• AI 日報: 本サービスの記録（予定・申請・作業の記録など）から、決まった形の文章を組み立てて作ります。
• Anthropic 社の Claude: 当社が Claude の利用契約（API キー）を設定している場合に限り、上の読み取り・会議の要約・AI 日報・経費の見直し・経営メモの作成に Claude を使います。また、履歴書・職務経歴書・身分証の読み取りは、当社が管理する端末で Claude を使って行うことがあります。いずれも本サービスの機能提供のためにのみ行い、送信した内容が AI の学習に使われない契約条件の下で利用します。

読み取り・要約の結果は本サービスに保存し、人が確認・訂正できます。

5. 外部サービスとの連携

Cloudflare（Workers・D1）	本サービスの実行基盤とデータベース。データは暗号化された通信で送受信され、保管時も暗号化されます。
Google（ログイン・Drive・Gmail・カレンダー・Meet・ドキュメント・スプレッドシート・Gemini のメモ）	第3項・第4項のとおり。
Anthropic（Claude）	第4項のとおり。当社が利用契約を設定している場合のみ。
スマレジ・タイムカード	打刻の実績（出退勤時刻・勤務時間・休憩）と従業員の氏名・メールアドレスを、勤怠の突き合わせのために取り込みます。本サービスからスマレジへ情報を送ることはありません。
Google Chat（Webhook）	業務報告の提出をチャットのスペースに通知するために、報告の要約（部署・報告者・成果・課題・件数）を送ります。管理者が設定した場合のみ。
為替レートの提供元（open.er-api.com）	市場レートを取得するだけで、本サービスの情報は送りません。

6. 第三者への提供・委託

法令に基づく場合、本人の同意がある場合、または上記の外部サービスへの業務委託（クラウド基盤・AI・連携先）を除き、取得した情報を第三者に提供しません。委託先には契約により適切な安全管理を求めます。海外のサーバーに保管・処理されることがあります（Cloudflare・Google・Anthropic は米国法人）。

7. 安全管理

• 通信はすべて TLS（HTTPS）で暗号化します。
• パスワードはハッシュ化して保存し、管理者（HD管理者・経理管理者・人事管理）には2要素認証を必須にしています。ログインの連続失敗は一時的にロックします。
• 利用者の役割と「閲覧範囲」の設定により、必要な人だけが必要な情報を見られるようにしています（役員の領収書、人件費、社員カルテ、決算書などは個別に制御）。
• 誰が・いつ・何をしたかの操作の履歴を記録し、データの訂正は履歴を残します。
• 社員カルテ・給与台帳などの人事の情報は経理の情報と権限を分け、担当の上長・人事管理・HD管理者・本人だけが見られます（経理担当・経理管理者は既定では見られません）。海外スタッフの身分証やパスポートの番号も同じ範囲に限ります。

8. 保存期間

領収書・請求書・帳簿などの会計書類は、法令（電子帳簿保存法・法人税法など）で定められた期間（原則7年、欠損金がある場合は10年）保存します。勤怠・給与・人事の記録は労働基準法等に基づく期間（原則5年、当面3年）保存します。利用者のアカウント情報は退職・契約終了後に無効化し、監査のために必要な範囲で履歴を残します。

9. 利用者の権利

自分の情報の開示・訂正・利用停止・削除を希望する場合は、下記の連絡先または所属会社の管理者（経理の情報は経理管理者、人事・勤怠の情報は人事管理）に申し出てください。法令上の保存義務がある情報を除き、速やかに対応します。Googleアカウントとの連携は、Googleアカウントの設定からいつでも解除できます。

10. Cookie

ログイン状態の維持と不正操作の防止のために Cookie を使います。広告や外部へのトラッキングのための Cookie は使いません。

11. 改定

本ポリシーを改定するときは、本ページで公表します。重要な変更は利用者に通知します。

12. お問い合わせ

株式会社ワサビ　本サービス担当　[email protected]

Office WASABI　運営: 株式会社ワサビ　お問い合わせ: [email protected]